Tugas Sekjen Admin.

---

“Berkontribusi membuat saya merasa berguna bagi planet ini.”

—Prima Susanto, Sekretaris Bdg Admin.

---

Aktivitas Kependudukan – Sekretaris Administrasi

1. Administrasi Umum Warga

• Mengelola data induk warga (KK, KTP, domisili, status keluarga).
• Memperbarui database penduduk setiap ada perubahan (lahir, meninggal, pindah datang/pindah keluar).
• Menyusun rekap data penduduk bulanan dan tahunan.
• Mengarsipkan dokumen warga secara manual maupun digital.
• Menjaga kerahasiaan data pribadi warga.

---

2. Pelayanan Surat-Menyurat

Sekretaris bertugas menyiapkan dan menerbitkan berbagai jenis surat, seperti:

Surat Keterangan Domisili

• Untuk keperluan sekolah, kerja, atau administrasi lainnya.

Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM)

• Untuk sekolah, kesehatan, bantuan pemerintah.

Surat Pengantar

• Pembuatan KTP/KK baru.
• Pembuatan SKCK.
• Surat pindah datang/pindah keluar.
• Surat nikah, akta kelahiran, akta kematian.

Surat Pernyataan

• Surat tidak memiliki rumah.
• Surat belum menikah.
• Surat keterangan usaha (SKU).

Termasuk:

• Menomori surat sesuai buku agenda.
• Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar.

---

3. Pendataan Kependudukan Berkala

• Pendataan warga baru yang masuk wilayah.
• Verifikasi dan validasi dokumen kependudukan.
• Pendataan jumlah KK, jumlah jiwa, dan komposisi umur.
• Mengolah data untuk kebutuhan RT/RW/Kelurahan.
• Membuat laporan perkembangan jumlah penduduk.

---

4. Kegiatan Pelayanan Publik

• Membantu warga dalam proses verifikasi data online (DUKCAPIL/ADMINDUK).
• Memfasilitasi kegiatan perekaman KTP-el massal.
• Mengkoordinasikan pembagian dokumen kependudukan dari kelurahan.
• Menjadi contact person untuk keperluan administrasi warga.

---

5. Koordinasi dengan Ketua RT/RW & Instansi

• Menyampaikan laporan penduduk kepada Ketua RT/RW.
• Mengirim laporan rutin ke kantor kelurahan.
• Mengurus administrasi kerjasama dengan lembaga terkait (Dinas Dukcapil, Kepolisian, Puskesmas, dll).

---

6. Penyusunan Laporan dan Dokumentasi

• Buku Agenda Surat Masuk & Surat Keluar.
• Buku Induk Penduduk.
• Buku Rekapitulasi KK & KTP.
• Laporan kegiatan pelayanan masyarakat.
• Dokumentasi kegiatan administrasi.

---

7. Administrasi Keuangan Terkait Kependudukan (Jika Dibutuhkan)

• Mencatat biaya administrasi bila ada (legalisir, materai, fotokopi).
• Membuat kwitansi dan laporan penerimaan.
• Mengarsipkan bukti transaksi.

---

8. Pelayanan Bantuan Sosial (Bansos)

• Verifikasi data penerima bantuan.
• Memperbaharui DTKS / data kemiskinan.
• Menyusun daftar penerima manfaat.
• Menandatangani dan mencetak formulir KIP, PKH, BPNT, BLT, dll.

---

9. Pengelolaan Arsip Digital

• Menggunakan database berbasis Excel/Google Sheet.
• Mengelola penyimpanan cloud (Drive/Dropbox) untuk dokumen.
• Menjaga backup data administrasi.

---

10. Pelayanan Informasi Kepada Warga

Menjawab pertanyaan melalui WhatsApp/Group RT.

Memberi informasi syarat administrasi.

Membimbing warga dalam pengurusan dokumen.