SOP (Standar Operasional Prosedur)

Sekretaris Bidang Administrasi

1. Tujuan

Menetapkan standar prosedur pelayanan administrasi kependudukan untuk memastikan pelayanan yang cepat, akurat, tertib administrasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Ruang Lingkup

Mencakup seluruh aktivitas administrasi:

  • Pengelolaan data kependudukan
  • Pelayanan surat-menyurat
  • Pendataan mutasi penduduk
  • Pengarsipan
  • Pelaporan
  • Koordinasi dengan RW/Kelurahan

3. Tugas & Tanggung Jawab Sekretaris Administrasi

  1. Mengelola buku induk penduduk.
  2. Mencatat penduduk lahir, meninggal, pindah masuk, pindah keluar.
  3. Menerbitkan surat pengantar, surat keterangan domisili, SKU, SKTM, dll.
  4. Mengarsipkan seluruh dokumen surat masuk dan keluar.
  5. Menyusun laporan bulanan penduduk.
  6. Membantu warga dalam urusan administrasi kependudukan.
  7. Menjaga kerahasiaan data pribadi warga.
  8. Melakukan koordinasi dengan Ketua RT, RW, dan Kelurahan.

4. Prosedur Layanan Surat-Menyurat

4.1. Surat Pengantar / Surat Keterangan

  1. Warga mengajukan permintaan surat melalui sekretaris.
  2. Sekretaris memverifikasi:
    • KTP
    • KK
    • Dokumen pendukung (jika diperlukan)
  3. Sekretaris membuat draft surat sesuai format.
  4. Ketua RT menandatangani surat.
  5. Surat dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar.
  6. Arsip digital dibuat (jika sistem tersedia).
  7. Surat diberikan kepada warga.

4.2. Pencatatan Penduduk Lahir

  1. Warga melapor ke RT.
  2. Sekretaris mencatat dalam buku mutasi:
    • Nama bayi
    • Orang tua
    • Tgl lahir
  3. Data disampaikan dalam laporan bulanan.

4.3. Pencatatan Penduduk Meninggal

  1. Keluarga melapor.
  2. Sekretaris mencatat:
    • Nama
    • Tgl meninggal
    • Penyebab (opsional)
  3. Arsip surat keterangan dari Rumah Sakit (jika ada).
  4. Dilaporkan ke RW/Kelurahan.

4.4. Penduduk Pindah Masuk / Keluar

Pindah Masuk:

  • Verifikasi KTP & KK
  • Catat alamat baru
  • Tambah ke database penduduk

Pindah Keluar:

  • Verifikasi tujuan pindah
  • Catat mutasi
  • Arsipkan surat pindah
  • Hapus dari database

4.5. Pengarsipan

  • Semua surat masuk & keluar disimpan dalam:
    (1) Buku Agenda Surat Masuk
    (2) Buku Agenda Surat Keluar
  • Dokumen digital disimpan di folder sesuai kategori.
  • Backup data dilakukan minimal 1x per bulan.

4.6. Pelaporan

  • Laporan bulanan disusun setiap tanggal 1–5 bulan berjalan.
  • Laporan dikirim ke:
    • Ketua RT
    • Ketua RW
    • Kelurahan (jika diminta)

5. Waktu Layanan

Jenis LayananEstimasi Waktu
Surat Domisili10–15 menit
Surat Pengantar5–10 menit
SKTM10 menit
SKU15–20 menit
Input Mutasi Penduduk5 menit
Laporan Bulanan1 hari kerja

6. Standar Kualitas Pelayanan

  • Akurat
  • Tepat waktu
  • Tertib administrasi
  • Arsip tersimpan dengan baik
  • Kerahasiaan data dijaga

7. Evaluasi

  • Evaluasi dilakukan tiap akhir bulan oleh Ketua RT dan sekretaris.
  • Kendala layanan dicatat dalam buku catatan petugas.
< Kembali